Você sente que o seu tempo e o de sua equipe não está sendo muito bem aproveitado devido às longas reuniões que realizam?

Reuniões realmente podem levar horas pois é o momento em que as pessoas expõem ideias, dificuldades e conquistas; o gestor explana sobre as necessidades e estratégias para os próximos períodos e outros assuntos que às vezes são triviais, acabam por deixar de lado o objetivo do negócio.

Alguns encontros são indispensáveis para definir estratégias, metas e passar informações importantes ao time. Porém, para que não haja desperdício de tempo, é possível otimizá-las com planejamento anterior e gerenciamento de atividades.

Vamos passar agora, dicas fundamentais para você tornar suas reuniões mais eficientes e produtivas.

# Antes da reunião

Dica 1: Convoque os colaboradores certos

Ao convocar as pessoas para a reunião, certifique-se de que são os colaboradores que contribuirão para o propósito da mesma. São aqueles, indispensáveis para desempenhar as tarefas em relação aos temas abordados, alinhando sempre com as atividades de todo o grupo.

Dica 2: Defina e divulgue o objetivo da reunião

Divulgue a pauta aos participantes, pelo menos um dia antes, para que tenham tempo de preparar ideias, informações ou sugestões com base no tema da reunião. Essa atitude favorece o foco no objetivo, proporcionando agilidade nos esclarecimentos.

Dica 3: Defina um tempo

Definir um tempo de reunião, deixa todos mais atentos a esse período para que não seja ultrapassado. Coordene para que o foco de todos seja mantido nos assuntos e objetivos abordados.

# Durante a reunião

Dica 1: Clima da reunião

Mantenha o tom da reunião em clima positivo, garantindo que todos os tópicos da pauta sejam apresentados, coordenando o tempo de fala de cada participante, dentro do período estipulado para a reunião acontecer.

Dica 2: Defina, estabeleça e estipule

Definam as práticas para a solução dos tópicos e direcione as atribuições nomeando cada colaborador, conforme suas habilidades e comprometimento. Estipule também, datas para as entregas de cada atividade ou parte do projeto em questão.

Dica 3: Anotações

Vá fazendo anotações ao longo da reunião sobre tudo que for definido e estipulado, descrevendo ações, tarefas, pessoas designadas para realizá-las e dúvidas que não puderam ser sanadas de imediato para não esquecer de respondê-las na próxima reunião. Enfim, anote tudo que for pertinente para registrar e fazer uma ata posteriormente.

# Após a reunião

Dica 1: Faça uma ata

Depois da reunião é importante documentar tudo que foi dito, usando as anotações feitas por você e/ou por outros colaboradores, para transcrever tudo em uma ata. Nessa ata deverá constar tudo que foi definido, designado, decidido e programado para fazer, colocando nomes e atividades a serem desenvolvidas. Depois de feita, envie aos participantes para conhecimento e compreensão de todos.

Dica 2: Acompanhe a produção das atividades

Acompanhe as tarefas de cada colaborador, semanalmente, seguindo o andamento do projeto em cada etapa, garantindo a execução dos trabalhos e respeitando os prazos. Caso haja alguma dificuldade ou atraso, ofereça auxílio para que as decisões tomadas na reunião se alinhem novamente.

Dica 3: Colabore!

Um líder é parte de uma equipe, e como tal deve se responsabilizar, acompanhar o andamento das atividades e oferecer ajuda quando necessário. Colabore para que o projeto evolua conforme as etapas estipuladas e o que foi definido em reunião.

Com essas indicações, será possível conseguir realizar suas reuniões de forma plena, produtiva e dinâmica, usufruindo efetivamente do tempo estipulado sem interrupções.